Machinerichtlijn (EU) 2023/1230: wat er veranderde voor after-sales- en servicedocumentatie

Inleiding: Een regelgevingsverschuiving met directe gevolgen voor serviceproviders

Toen de Machinerichtlijn (EU) 2023/1230 de Machinerichtlijn 2006/42/EG verving, lag de meeste aandacht op nieuwe productvereisten zoals cybersecurity en AI. Maar voor bedrijven die machines onderhouden, repareren of retrofitten, herschreef de verordening stilletjes de regels over documentatie. De meest directe wijziging: de juridische status van de ‘EG-verklaring van overeenstemming’ en het technische dossier. Onder de richtlijn waren deze documenten vereist voor het op de markt brengen van machines. Onder de verordening blijven ze vereist, maar de verplichtingen om ze beschikbaar te houden en bij te werken na wijzigingen zijn aangescherpt. Serviceproviders die deze wijzigingen negeren, riskeren werk uit te voeren dat de conformiteit van de machine juridisch ongeldig maakt, waardoor zowel zijzelf als de eigenaar van de machine aansprakelijk worden gesteld.

Wat de Machinerichtlijn daadwerkelijk verandert

De Verordening (EU) 2023/1230, van toepassing vanaf 20 januari 2027, is niet slechts een hernummering. Het introduceert nieuwe definities, breidt de reikwijdte uit tot bepaalde ‘veiligheidscomponenten’ en ‘onvolledige machines’, en voegt vereisten toe voor cybersecurity en AI-gebaseerde veiligheidsfuncties. Maar voor after-sales liggen de belangrijkste wijzigingen in de documentatie- en instructievereisten. De verordening verduidelijkt dat de technische documentatie moet aantonen dat wordt voldaan aan de essentiële gezondheids- en veiligheidseisen (EHSR’s) zoals die van toepassing zijn op het moment van het op de markt brengen. Het versterkt ook de verplichting om instructies te verstrekken in een taal die gemakkelijk te begrijpen is voor eindgebruikers, en vereist dat instructies worden bijgewerkt wanneer de machine wordt gewijzigd.

Technische documentatie: meer dan een papieren spoor

Onder de richtlijn moest het technische dossier vóór het op de markt brengen worden samengesteld en ten minste 10 jaar na de productie van het laatste exemplaar worden bewaard. De verordening handhaaft die bewaartermijn van 10 jaar, maar voegt een cruciale nuance toe: de technische documentatie moet gedurende die periode beschikbaar worden gehouden voor de nationale autoriteiten, en moet worden bijgewerkt als de machine op een manier wordt gewijzigd die de conformiteit beïnvloedt. Dit is een directe haak voor serviceproviders. Elke wijziging die de veiligheidskenmerken van de machine verandert—of het nu een software-update, een vervanging van een veiligheidscomponent of een structurele wijziging is—leidt tot een verplichting om de technische documentatie bij te werken. De verordening zegt niet wie dit moet doen, maar in de praktijk valt dit op de persoon die de wijziging aanbrengt, vaak het servicebedrijf.

Instructies: van ‘meeleveren’ naar ‘continu bijwerken’

De richtlijn vereiste dat instructies de machine vergezelden. De verordening gaat verder: het vereist dat instructies worden verstrekt in een taal die gemakkelijk te begrijpen is voor operators, en dat ze worden bijgewerkt wanneer de machine wordt gewijzigd. Dit betekent dat after-sales serviceproviders niet alleen het fysieke werk moeten uitvoeren, maar ook moeten zorgen dat de gebruikershandleiding de nieuwe staat van de machine weerspiegelt. Als een serviceprovider een veiligheidsrelais vervangt door een ander model, moeten de instructies worden aangepast om het nieuwe onderdeel, het onderhoud en eventuele wijzigingen in veiligheidsfuncties te beschrijven. Dit is een aanzienlijke operationele last, maar het is ook een kans voor serviceproviders om documentatie-updates aan te bieden als toegevoegde waarde.

Vergelijking: Machinerichtlijn vs. Machinerichtlijn over documentatie

Aspect	Richtlijn 2006/42/EG	Verordening (EU) 2023/1230
Juridische status	Richtlijn, omgezet in nationale wetgeving	Verordening, rechtstreeks toepasselijk in alle EU-lidstaten
Technische documentatie	Vereist vóór het op de markt brengen; bewaard ten minste 10 jaar na productie van het laatste exemplaar	Zelfde bewaring, maar expliciet moet worden bijgewerkt als de machine wordt gewijzigd op een manier die de conformiteit beïnvloedt
Instructies	Moeten de machine vergezellen; taalvereisten door lidstaten bepaald	Moeten worden verstrekt in een taal die gemakkelijk te begrijpen is voor operators; moeten worden bijgewerkt na wijzigingen
Conformiteitsverklaring	Vereist; geen expliciete updateverplichting	Vereist; moet worden bijgewerkt als de machine wordt gewijzigd, en moet bij de machine worden gevoegd
Verplichting voor serviceproviders	Impliciet: wijzigingen kunnen conformiteit ongeldig maken	Expliciet: elke persoon die een machine wijzigt, moet ervoor zorgen dat de conformiteit opnieuw wordt beoordeeld en de documentatie wordt bijgewerkt

Wat serviceproviders moeten weten bij het onderhouden van machines

Voor een servicenetwerk zoals Robanchor—een lokaal servicenetwerk dat wordt opgezet om Chinese robotfabrikanten in Europa te ondersteunen—creëert de verordening zowel nalevingsverplichtingen als zakelijke kansen. Hier zijn de praktische implicaties.

1. Wijzigingen leiden tot een herbeoordeling van conformiteit

Elke wijziging die de veiligheidsfuncties, prestaties of het beoogde gebruik van de machine verandert, kan een nieuwe conformiteitsbeoordeling vereisen. De verordening definieert ‘wijziging’ niet precies, maar het is duidelijk dat een wijziging die de conformiteit beïnvloedt, moet worden gedocumenteerd. Serviceproviders moeten een protocol opzetten om te evalueren of een reparatie of upgrade de conformiteit beïnvloedt. Als dat het geval is, moet de provider de machine ofwel in de oorspronkelijke staat herstellen ofwel een nieuwe risicobeoordeling uitvoeren en het technische dossier bijwerken. Dit is een wettelijke vereiste, geen best practice.

2. Documentatie-updates zijn een service deliverable

Wanneer een serviceprovider een wijziging uitvoert, moeten ze een bijgewerkte set instructies en een herziene conformiteitsverklaring leveren als de wijziging de conformiteit beïnvloedt. Dit is niet optioneel. De verordening vereist dat de machine vergezeld gaat van de conformiteitsverklaring en dat instructies worden bijgewerkt. Serviceproviders moeten documentatie-updates opnemen in hun servicecontracten, duidelijk vermelden wat wordt bijgewerkt en wie verantwoordelijk is voor het technische dossier.

3. Taalvereisten zijn strenger

De verordening vereist dat instructies in een taal zijn die gemakkelijk te begrijpen is voor operators. Dit is een verschuiving ten opzichte van de richtlijn, die de taalkeuze aan de lidstaten overliet. In de praktijk betekent dit dat instructies voor machines die in Duitsland worden gebruikt in het Duits moeten zijn, in Frankrijk in het Frans, enzovoort. Serviceproviders die grensoverschrijdend werken, moeten bereid zijn documentatie in meerdere talen te leveren, of op zijn minst te coördineren met de fabrikant om naleving te garanderen.

4. De bewaartermijn van 10 jaar begint bij het laatste geproduceerde exemplaar

Dit is een subtiel maar belangrijk punt. De termijn van 10 jaar voor het bewaren van technische documentatie wordt gerekend vanaf de datum van vervaardiging van het laatste exemplaar van het model, niet vanaf de datum van verkoop of installatie. Voor serviceproviders betekent dit dat documentatie voor oudere machines nog steeds wettelijk vereist kan zijn. Als een serviceprovider een machine wijzigt die 9 jaar oud is, moeten ze mogelijk ervoor zorgen dat het technische dossier nog steeds beschikbaar is en wordt bijgewerkt.

5. Samenwerking met de fabrikant is essentieel

In veel gevallen heeft de oorspronkelijke fabrikant het technische dossier. Serviceproviders moeten duidelijke afspraken maken met fabrikanten over wie de documentatie bijwerkt na een wijziging. De verordening specificeert niet wie verantwoordelijk is, maar het is logisch dat de entiteit die de wijziging aanbrengt, verantwoordelijk is voor het waarborgen van conformiteit. Voor een netwerk zoals Robanchor betekent dit het opbouwen van relaties met fabrikanten om toegang te krijgen tot technische documentatie en om updateprocedures af te spreken.

Praktische stappen voor serviceproviders

1. Audit uw huidige serviceprocessen om te identificeren waar wijzigingen optreden.
2. Ontwikkel een checklist om te beoordelen of een wijziging de conformiteit beïnvloedt.
3. Neem documentatie-updateservices op in uw contracten, met duidelijke deliverables.
4. Zet een systeem op voor het bijhouden van de bewaartermijn van 10 jaar voor elke machine die u onderhoudt.
5. Werk samen met fabrikanten om technische documentatie te verkrijgen en afspraken te maken over updateverantwoordelijkheden.
6. Train technici over de nieuwe wettelijke vereisten, vooral de taal- en updateverplichtingen.

Risico’s van niet-naleving

Het niet bijwerken van documentatie na een wijziging kan ernstige gevolgen hebben. De machine kan als niet-conform worden beschouwd en de persoon die de wijziging heeft aangebracht, kan aansprakelijk worden gesteld. Nationale markttoezichtautoriteiten kunnen corrigerende maatregelen eisen, waaronder het uit gebruik nemen van de machine. In geval van een ongeval kan het ontbreken van bijgewerkte documentatie worden gebruikt als bewijs van nalatigheid. Voor serviceproviders is dit een professioneel aansprakelijkheidsrisico dat moet worden beheerd door duidelijke contracten en rigoureuze procedures.

Conclusie: Documentatie is een service, geen last

De Machinerichtlijn (EU) 2023/1230 verheft documentatie van een bureaucratische vereiste tot een kernelement van machineveiligheid. Voor after-sales serviceproviders is dit een kans om zich te onderscheiden door nalevingsgerichte diensten aan te bieden. Door de nieuwe verplichtingen te begrijpen en ze te integreren in serviceworkflows, kunnen providers hun klanten helpen conformiteit te behouden en juridische valkuilen te vermijden. Aangezien de verordening van toepassing is vanaf 20 januari 2027, is er nog tijd om zich voor te bereiden. Maar de tijd om te beginnen is nu.

Bronnen

• EUR-Lex — Verordening (EU) 2023/1230 (Machines) — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/1230/oj (geraadpleegd op 2025-09-25)
• Europese Commissie — Machines — https://single-market-economy.ec.europa.eu/ (geraadpleegd op 2025-09-25)