De overgang van de Machinerichtlijn: de data en stappen waar leveranciers op vastlopen

De overgangstijdlijn: wat verandert er daadwerkelijk en wanneer

Voor Chinese robotfabrikanten die in Europa verkopen, is de overgang van de Machinerichtlijn (2006/42/EG) naar de Machineverordening (EU) 2023/1230 geen eenvoudige herlabeling. De verordening is op 29 juni 2023 in werking getreden, maar wordt pas van toepassing op 20 januari 2027. Die kloof van tweeënhalf jaar is waar veel leveranciers struikelen: ze gaan ervan uit dat de oude richtlijn geldig blijft tot de laatste dag, en dat de nieuwe verordening deze simpelweg vervangt met dezelfde vereisten. In werkelijkheid is de overgangsperiode een gefaseerd proces, en de documentatie die u vandaag produceert moet al anticiperen op de strengere eisen van de verordening.

De verordening is rechtstreeks van toepassing in alle EU-lidstaten, wat betekent dat deze geen nationale omzetting vereist. Dit is een fundamentele verandering ten opzichte van de richtlijn, die in nationaal recht moest worden omgezet. Voor fabrikanten betekent dit één set regels in de hele EU, maar het betekent ook dat elke niet-naleving onmiddellijk op EU-niveau kan worden gehandhaafd. De richtsnoeren van de Europese Commissie op de website over machines (bron [2]) benadrukken dat de verordening significante wijzigingen introduceert in het toepassingsgebied, de definities en de conformiteitsbeoordelingsprocedures. Leveranciers die aannemen ‘hetzelfde, hetzelfde’ zullen merken dat hun technische dossiers na de toepassingsdatum door aangemelde instanties worden afgewezen.

Belangrijke data: de mijlpalen die ertoe doen

De meest kritieke datum is 20 januari 2027, wanneer de verordening van toepassing wordt en de richtlijn wordt ingetrokken. Er zijn echter eerdere mijlpalen waar leveranciers ruim vóór die datum actie op moeten ondernemen. Zo beïnvloeden de bepalingen van de verordening over digitale documentatie en de verplichting om instructies te verstrekken in een taal die gemakkelijk door eindgebruikers wordt begrepen, al hoe vooruitstrevende fabrikanten hun dossiers voorbereiden. De richtsnoeren van de Commissie (bron [2]) verduidelijken dat de verordening van toepassing is op producten die vanaf de toepassingsdatum in de handel worden gebracht, maar dat certificaten die onder de richtlijn zijn afgegeven geldig blijven tot ze verlopen, tenzij ze worden ingetrokken. Dit creëert een hybride periode waarin zowel oude als nieuwe certificaten naast elkaar bestaan, wat leveranciers in verwarring kan brengen over welke norm ze moeten volgen.

Een andere datum waar leveranciers op vastlopen is het einde van de overgangsperiode voor bepaalde ‘in-service’ verplichtingen. De verordening introduceert nieuwe eisen voor wijzigingen aan machines en voor ‘substantiële wijzigingen’ die de oorspronkelijke veiligheidsprestaties veranderen. Deze bepalingen zijn van toepassing op machines die al in gebruik zijn, niet alleen op nieuwe plaatsingen. Dus als u een leverancier bent die after-sales wijzigingen of upgrades levert aan machines die vóór 2027 in de handel zijn gebracht, moet u ervoor zorgen dat uw wijzigingsdocumentatie voldoet aan de eisen van de verordening vanaf 20 januari 2027, zelfs als de oorspronkelijke machine onder de richtlijn is gecertificeerd.

De documentatiekloof: wat er moet veranderen in uw after-sales dossiers

After-sales documentatie is waar de impact van de verordening het meest wordt onderschat. De richtlijn vereiste een conformiteitsverklaring en een technisch dossier, maar de verordening voegt specifieke eisen toe voor de inhoud en het formaat van deze documenten. Artikel 4 van de verordening (bron [1]) specificeert bijvoorbeeld dat de conformiteitsverklaring de naam en het adres van de fabrikant of zijn gemachtigde vertegenwoordiger, een beschrijving van de machine en een lijst van de toegepaste geharmoniseerde normen moet bevatten. Maar het vereist ook dat de verklaring wordt vertaald in de taal/talen die vereist zijn door de lidstaat waarin de machine in de handel wordt gebracht. Dit is niet nieuw, maar de verordening voegt een vereiste toe voor een ‘verantwoordelijke persoon’ die in de EU is gevestigd, wat een significante verandering is voor Chinese fabrikanten die voorheen vertrouwden op hun importeur om aan de regelgeving te voldoen.

Het technisch dossier moet nu ten minste 15 jaar na het in de handel brengen van de machine worden bewaard, in plaats van 10 jaar onder de richtlijn. Deze verlenging betekent dat uw after-sales documentatie voor een langere periode moet worden gearchiveerd en dat u deze op verzoek van nationale autoriteiten moet kunnen overleggen. De verordening vereist ook dat het technisch dossier waar mogelijk in een ‘machineleesbaar’ formaat beschikbaar is, wat een knipoog is naar digitalisering. Voor leveranciers die nog papieren dossiers bijhouden, is dit een aanwijzing om te digitaliseren.

Een andere verandering waar leveranciers op vastlopen is de nieuwe eis dat ‘gebruiksaanwijzingen’ niet alleen in de officiële taal van de lidstaat moeten worden verstrekt, maar ook ‘gemakkelijk begrijpelijk’ moeten zijn voor eindgebruikers. De verordening vermeldt expliciet dat instructies moeten worden geschreven in een taal die door operators kan worden begrepen, en dat als de fabrikant geen vertaling levert, de importeur of gemachtigde vertegenwoordiger dit moet doen. Dit legt een duidelijke verantwoordelijkheid bij de in de EU gevestigde entiteit, die veel Chinese leveranciers nog niet hebben geregeld.

Vergelijkingstabel: overgangsmijlpalen versus vereiste acties

Veelgemaakte fouten en hoe u ze kunt vermijden

Een van de meest voorkomende fouten is aannemen dat de overgangsperiode u toestaat om tot de laatste dag het formaat van de richtlijn voor technische dossiers te blijven gebruiken. In de praktijk kunnen aangemelde instanties al dossiers afwijzen die niet anticiperen op de eisen van de verordening, vooral als ze worden ingediend voor een nieuw certificaat na de inwerkingtreding van de verordening. De richtsnoeren van de Commissie (bron [2]) adviseren fabrikanten om hun documentatie zo vroeg mogelijk af te stemmen op de verordening, zelfs als de wettelijke verplichting pas in 2027 ingaat.

Een andere valkuil is de misvatting dat de verordening alleen nieuwe machines beïnvloedt. Zoals vermeld, zijn de regels over substantiële wijzigingen van toepassing op bestaande machines. Als u een leverancier bent die reserveonderdelen of retrofits levert die de veiligheidsfuncties van een machine veranderen, moet u die wijziging documenteren volgens de eisen van de verordening. Dit kan betekenen dat u het technisch dossier moet bijwerken en een nieuwe conformiteitsverklaring voor de gewijzigde machine moet afgeven.

Tot slot onderschatten veel leveranciers het belang van de EU-gemachtigde vertegenwoordiger. De verordening vereist dat een ‘verantwoordelijke persoon’ in de EU wordt gevestigd voor machines die in de handel worden gebracht. Deze persoon kan de fabrikant zijn als deze een geregistreerde vestiging in de EU heeft, of een gemachtigde vertegenwoordiger. Voor Chinese fabrikanten is dit een cruciale stap die vóór de toepassingsdatum moet zijn geregeld. Zonder dit kunt u na 20 januari 2027 wettelijk geen machines op de EU-markt brengen.

Wat dit betekent voor after-sales servicenetwerken

Voor een servicenetwerk dat wordt opgezet om Chinese robotfabrikanten in Europa te ondersteunen, is de overgang zowel een uitdaging als een kans. De uitdaging is dat de technische documentatie van uw klanten moet worden bijgewerkt om aan de eisen van de verordening te voldoen, en u moet hen daarbij mogelijk helpen. De kans is dat de nadruk van de verordening op duidelijke documentatie en EU-gebaseerde verantwoordelijkheid een vraag creëert naar lokale expertise. Een lokaal servicenetwerk, zoals dat wordt opgezet door Robanchor (een netwerk van gecertificeerde technici dat wordt opgericht), kan de nodige ondersteuning bieden bij het navigeren door deze vereisten.

Het is echter belangrijk op te merken dat de specifieke verplichtingen voor after-sales dienstverleners per land verschillen. Sommige lidstaten vereisen bijvoorbeeld dat dienstverleners geregistreerd of gecertificeerd zijn, terwijl andere dat niet doen. De verordening zelf legt geen directe verplichtingen op aan dienstverleners, maar vereist wel dat eventuele wijzigingen die zij aan machines aanbrengen, worden gedocumenteerd in overeenstemming met de verordening. Daarom moet een servicenetwerk ervoor zorgen dat zijn technici zijn opgeleid om de nodige documentatie te produceren en dat ze de juridische implicaties van hun werk begrijpen.

Praktische stappen voor leveranciers

Om te voorkomen dat u wordt verrast, moeten leveranciers de volgende stappen ondernemen:

• Voer een gap-analyse uit van uw huidige technische dossiers tegen de eisen van de verordening, met de EUR-Lex-tekst (bron [1]) als referentie.
• Stel vóór 20 januari 2027 een EU-gemachtigde vertegenwoordiger aan of zorg dat u een geregistreerde vestiging in de EU heeft.
• Controleer uw gebruiksaanwijzingen en zorg dat ze beschikbaar zijn in alle vereiste talen, met een plan voor updates.
• Digitaliseer uw technische dossiers en implementeer een systeem om ze 15 jaar te bewaren.
• Train uw after-sales teams over de nieuwe eisen voor substantiële wijzigingen.

De overgang naar de Machineverordening is geen eenvoudige deadline; het is een fundamentele verschuiving in hoe machineconformiteit wordt gedocumenteerd en gehandhaafd. Leveranciers die vroeg beginnen, zullen het proces beheersbaar vinden, terwijl degenen die wachten aanzienlijke obstakels zullen tegenkomen. De sleutel is om de verordening te behandelen als een kans om uw documentatie- en nalevingsprocessen te verbeteren, niet als een bureaucratische last.

Bronnen

• EUR-Lex — Verordening (EU) 2023/1230 — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/1230/oj (geraadpleegd 2026-05-08)
• Europese Commissie — Machines — https://single-market-economy.ec.europa.eu/ (geraadpleegd 2026-05-08)