Der Übergang zur Maschinenverordnung: Die Daten und Schritte, die Anbieter überraschen

Der Übergangszeitplan: Was sich tatsächlich ändert und wann

Für chinesische Roboterhersteller, die nach Europa verkaufen, ist der Wechsel von der Maschinenrichtlinie (2006/42/EG) zur Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 keine einfache Neubeschriftung. Die Verordnung trat am 29. Juni 2023 in Kraft, gilt aber erst ab dem 20. Januar 2027. Diese zweieinhalbjährige Lücke ist der Punkt, an dem viele Anbieter stolpern: Sie nehmen an, dass die alte Richtlinie bis zum letzten Tag gültig bleibt und dass die neue Verordnung sie einfach mit denselben Anforderungen ersetzt. In Wirklichkeit ist der Übergangszeitraum ein schrittweiser Prozess, und die Dokumentation, die Sie heute erstellen, muss bereits die strengeren Anforderungen der Verordnung vorwegnehmen.

Die Verordnung gilt unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten, das heißt, sie bedarf keiner nationalen Umsetzung. Dies ist eine grundlegende Änderung gegenüber der Richtlinie, die in nationales Recht umgesetzt werden musste. Für Hersteller bedeutet dies einheitliche Regeln in der gesamten EU, aber auch, dass jede Nichteinhaltung sofort auf EU-Ebene durchsetzbar ist. Der Leitfaden der Europäischen Kommission auf der Website zur Maschinenverordnung (Quelle [2]) betont, dass die Verordnung erhebliche Änderungen bei Geltungsbereich, Definitionen und Konformitätsbewertungsverfahren einführt. Anbieter, die annehmen, dass alles beim Alten bleibt, werden feststellen, dass ihre technischen Unterlagen nach dem Anwendungsdatum von benannten Stellen abgelehnt werden.

Wichtige Daten: Die Meilensteine, die zählen

Das wichtigste Datum ist der 20. Januar 2027, wenn die Verordnung anwendbar wird und die Richtlinie aufgehoben wird. Es gibt jedoch frühere Meilensteine, auf die Anbieter lange vor diesem Datum reagieren müssen. Beispielsweise beeinflussen die Bestimmungen der Verordnung zu digitaler Dokumentation und zur Verpflichtung, Anweisungen in einer für Endnutzer leicht verständlichen Sprache bereitzustellen, bereits jetzt, wie zukunftsorientierte Hersteller ihre Unterlagen vorbereiten. Der Leitfaden der Kommission (Quelle [2]) stellt klar, dass die Verordnung für Produkte gilt, die ab dem Anwendungsdatum in Verkehr gebracht werden, dass jedoch Zertifikate, die unter der Richtlinie ausgestellt wurden, bis zu ihrem Ablauf gültig bleiben, sofern sie nicht zurückgezogen werden. Dies schafft eine Übergangsphase, in der alte und neue Zertifikate nebeneinander existieren, was Anbieter verwirren kann, welcher Standard zu befolgen ist.

Ein weiteres Datum, das Anbieter überrascht, ist das Ende der Übergangsfrist für bestimmte “In-Service”-Verpflichtungen. Die Verordnung führt neue Anforderungen für Änderungen an Maschinen und für “wesentliche Änderungen” ein, die die ursprüngliche Sicherheitsleistung verändern. Diese Bestimmungen gelten für Maschinen, die bereits in Betrieb sind, nicht nur für neue Inverkehrbringungen. Wenn Sie also ein Anbieter sind, der After-Sales-Änderungen oder Upgrades für Maschinen durchführt, die vor 2027 in Verkehr gebracht wurden, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Änderungsdokumentation ab dem 20. Januar 2027 den Anforderungen der Verordnung entspricht, auch wenn die ursprüngliche Maschine unter der Richtlinie zertifiziert wurde.

Die Dokumentationslücke: Was sich in Ihren After-Sales-Unterlagen ändern muss

Die After-Sales-Dokumentation ist der Bereich, in dem die Auswirkungen der Verordnung am meisten unterschätzt werden. Die Richtlinie verlangte eine Konformitätserklärung und eine technische Akte, aber die Verordnung fügt spezifische Anforderungen an Inhalt und Format dieser Dokumente hinzu. Artikel 4 der Verordnung (Quelle [1]) legt beispielsweise fest, dass die Konformitätserklärung den Namen und die Adresse des Herstellers oder seines bevollmächtigten Vertreters, eine Beschreibung der Maschine und eine Liste der angewandten harmonisierten Normen enthalten muss. Darüber hinaus verlangt sie, dass die Erklärung in die Sprache(n) übersetzt wird, die von dem Mitgliedstaat gefordert werden, in dem die Maschine in Verkehr gebracht wird. Dies ist nicht neu, aber die Verordnung fügt eine Anforderung für eine in der EU niedergelassene “verantwortliche Person” hinzu, was eine erhebliche Änderung für chinesische Hersteller darstellt, die sich zuvor auf ihren Importeur verließen, um die Konformität zu handhaben.

Die technische Akte muss nun mindestens 15 Jahre nach dem Inverkehrbringen der Maschine aufbewahrt werden, gegenüber 10 Jahren unter der Richtlinie. Diese Verlängerung bedeutet, dass Ihre After-Sales-Dokumentation über einen längeren Zeitraum archiviert werden muss und Sie sie auf Anfrage nationaler Behörden vorlegen können müssen. Die Verordnung verlangt außerdem, dass die technische Akte, wo möglich, in einem “maschinenlesbaren” Format verfügbar ist, was ein Hinweis auf die Digitalisierung ist. Für Anbieter, die noch Papierakten führen, ist dies ein Anstoß zur Digitalisierung.

Eine weitere Änderung, die Anbieter überrascht, ist die neue Anforderung, dass “Gebrauchsanweisungen” nicht nur in der Amtssprache des Mitgliedstaats, sondern auch für Endnutzer “leicht verständlich” bereitgestellt werden müssen. Die Verordnung erwähnt ausdrücklich, dass Anweisungen in einer Sprache verfasst sein müssen, die von Bedienern verstanden werden kann, und dass der Importeur oder bevollmächtigte Vertreter dies tun muss, wenn der Hersteller keine Übersetzung bereitstellt. Dies legt eine klare Verantwortung auf das in der EU ansässige Unternehmen, das viele chinesische Anbieter noch nicht eingerichtet haben.

Vergleichstabelle: Übergangsmeilensteine vs. erforderliche Maßnahmen

Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet

Einer der häufigsten Fallstricke ist die Annahme, dass die Übergangsfrist es erlaubt, bis zum letzten Tag das Format der Richtlinie für technische Unterlagen zu verwenden. In der Praxis lehnen benannte Stellen möglicherweise bereits Unterlagen ab, die die Anforderungen der Verordnung nicht vorwegnehmen, insbesondere wenn sie nach dem Inkrafttreten der Verordnung für ein neues Zertifikat eingereicht werden. Der Leitfaden der Kommission (Quelle [2]) empfiehlt Herstellern, ihre Dokumentation so früh wie möglich an die Verordnung anzupassen, auch wenn die rechtliche Verpflichtung erst 2027 beginnt.

Ein weiterer Fallstrick ist die falsche Annahme, dass die Verordnung nur neue Maschinen betrifft. Wie erwähnt, gelten die Regeln für wesentliche Änderungen auch für bestehende Maschinen. Wenn Sie ein Anbieter sind, der Ersatzteile oder Nachrüstungen liefert, die die Sicherheitsfunktionen einer Maschine verändern, müssen Sie diese Änderung gemäß den Anforderungen der Verordnung dokumentieren. Dies könnte bedeuten, die technische Akte zu aktualisieren und eine neue Konformitätserklärung für die geänderte Maschine auszustellen.

Schließlich unterschätzen viele Anbieter die Bedeutung des EU-bevollmächtigten Vertreters. Die Verordnung verlangt, dass für Maschinen, die in Verkehr gebracht werden, eine “verantwortliche Person” in der EU niedergelassen ist. Diese Person kann der Hersteller sein, wenn er eine registrierte Geschäftsadresse in der EU hat, oder ein bevollmächtigter Vertreter. Für chinesische Hersteller ist dies ein entscheidender Schritt, der vor dem Anwendungsdatum erfolgen muss. Ohne diese Person können Sie nach dem 20. Januar 2027 keine Maschinen legal auf dem EU-Markt in Verkehr bringen.

Was dies für After-Sales-Servicenetzwerke bedeutet

Für ein Servicenetzwerk, das aufgebaut wird, um chinesische Roboterhersteller in Europa zu unterstützen, ist der Übergang sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance. Die Herausforderung besteht darin, dass die technische Dokumentation Ihrer Kunden aktualisiert werden muss, um den Anforderungen der Verordnung zu entsprechen, und Sie möglicherweise dabei helfen müssen. Die Chance besteht darin, dass die Betonung der Verordnung auf klarer Dokumentation und EU-basierter Verantwortung eine Nachfrage nach lokalem Fachwissen schafft. Ein lokales Servicenetzwerk, wie das von Robanchor (ein zertifiziertes Technikernetzwerk, das gerade aufgebaut wird), kann die notwendige Unterstützung bei der Bewältigung dieser Anforderungen bieten.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die spezifischen Verpflichtungen für After-Sales-Dienstleister je nach Land variieren. Einige Mitgliedstaaten verlangen beispielsweise, dass Dienstleister registriert oder zertifiziert sind, andere nicht. Die Verordnung selbst auferlegt Dienstleistern keine direkten Verpflichtungen, verlangt jedoch, dass alle Änderungen, die sie an Maschinen vornehmen, gemäß der Verordnung dokumentiert werden. Daher muss ein Servicenetzwerk sicherstellen, dass seine Techniker geschult sind, die erforderliche Dokumentation zu erstellen, und dass sie die rechtlichen Auswirkungen ihrer Arbeit verstehen.

Praktische Schritte für Anbieter

Um nicht überrascht zu werden, sollten Anbieter die folgenden Schritte unternehmen:

• Führen Sie eine Gap-Analyse Ihrer aktuellen technischen Unterlagen gegenüber den Anforderungen der Verordnung durch, unter Bezugnahme auf den EUR-Lex-Text (Quelle [1]).
• Bestellen Sie einen EU-bevollmächtigten Vertreter oder stellen Sie sicher, dass Sie vor dem 20. Januar 2027 eine registrierte Geschäftsadresse in der EU haben.
• Überprüfen Sie Ihre Gebrauchsanweisungen und stellen Sie sicher, dass sie in allen erforderlichen Sprachen verfügbar sind, mit einem Plan für Aktualisierungen.
• Digitalisieren Sie Ihre technischen Unterlagen und implementieren Sie ein System zur Aufbewahrung über 15 Jahre.
• Schulen Sie Ihre After-Sales-Teams zu den neuen Anforderungen für wesentliche Änderungen.

Der Übergang zur Maschinenverordnung ist keine einfache Frist; es ist eine grundlegende Änderung in der Art und Weise, wie die Konformität von Maschinen dokumentiert und durchgesetzt wird. Anbieter, die früh beginnen, werden den Prozess als machbar empfinden, während diejenigen, die zögern, auf erhebliche Hürden stoßen werden. Der Schlüssel liegt darin, die Verordnung als Gelegenheit zu betrachten, Ihre Dokumentations- und Compliance-Prozesse zu verbessern, nicht als bürokratische Belastung.

Quellen

• EUR-Lex — Verordnung (EU) 2023/1230 — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/1230/oj (abgerufen am 26.08.2026)
• Europäische Kommission — Maschinen — https://single-market-economy.ec.europa.eu/ (abgerufen am 26.08.2026)